Hoe regel je back-ups en hoe weet je of herstel werkt?

01 / VAN VRAAG NAAR PRAKTIJK

Wat moet er in jouw back-up zitten?

Een groen vinkje bij “back-up geslaagd” vertelt niet of je complete website terug kan komen. Misschien zijn alleen bestanden opgeslagen, terwijl de inhoud ergens anders staat. Begin daarom met een inventaris van de onderdelen die nodig zijn om je website opnieuw te laten werken.

Bij een gebruikelijke WordPress-site horen zowel bestanden als een database bij een volledige herstelset. De WordPress-documentatie over back-ups legt dat onderscheid uit. Een map met afbeeldingen en thema’s bevat niet automatisch alle pagina’s, instellingen en bestellingen. Laat de beheerder benoemen welke onderdelen de gekozen oplossing opslaat.

Een statische website heeft mogelijk geen database. Dan zijn onder meer de gepubliceerde bestanden, gebruikte media, bronbestanden en benodigde configuratie relevant. Een extern formulier, een reserveringsdienst of je zakelijke e-mail kan buiten de websiteback-up vallen. Maak daar afzonderlijke afspraken over; “alles zit bij de hosting” is zonder inventaris geen bruikbaar antwoord.

Noteer bij hosting en domeinnaam wie de kopieën beheert en wie toegang houdt wanneer een abonnement stopt. Vraag ook wat herstel kost en welke hulp wordt geleverd. Een leverancier die een archief beschikbaar stelt, doet iets anders dan iemand die de website voor je terugzet en controleert.

02 / VAN VRAAG NAAR PRAKTIJK

Hoeveel werk mag je kwijtraken?

Kies de frequentie op basis van wat er verandert. Een bedrijf dat af en toe een project toevoegt heeft een andere situatie dan een webshop met bestellingen gedurende de dag. De vraag is niet alleen hoe vaak een programma draait, maar hoeveel nieuwe gegevens je maximaal wilt verliezen als herstel nodig is.

Neem een fictieve interieurstudio. Op maandag wordt de site opgeslagen; op dinsdag worden zes projecten toegevoegd; op woensdag gaat een wijziging mis. Terugzetten naar maandag kan betekenen dat die projecten ontbreken. De beheerder kijkt daarom eerst welke wijzigingen behouden moeten blijven en of gericht herstel mogelijk is. Dit voorbeeld is geen advies om voor ieder bedrijf dezelfde frequentie te kiezen.

Bewaar meerdere herstelpunten. Een fout wordt soms pas later ontdekt, waardoor de nieuwste kopie de fout al bevat. Spreek een bewaartermijn af en controleer of die in de praktijk wordt gehaald. Bescherm kopieën tegen dezelfde storing of toegang waarmee de oorspronkelijke site beschadigd kan raken. Een tweede map op dezelfde server is niet vanzelf een onafhankelijke kopie.

Bij webshops zijn nieuwe orders en betalingen extra belangrijk. Een oude database terugzetten kan recente bestellingen uit de winkeladministratie laten verdwijnen, terwijl een betaling bij de betaalprovider wel bestaat. Laat vóór herstel bepalen hoe die verschillen worden bijgehouden en vergeleken. Lees ook welke controles bij webshoponderhoud horen.

Leg twee verwachtingen apart vast: hoeveel gegevensverlies aanvaardbaar is en hoe lang de site ongeveer buiten gebruik mag zijn. Dat zijn afspraken om de oplossing op te ontwerpen, geen belofte dat ieder incident binnen die tijd verholpen is. Bespreek wie buiten kantooruren bereikbaar is als dat voor jouw bedrijf nodig is.

03 / VAN VRAAG NAAR PRAKTIJK

Zo ziet een bruikbare hersteltest eruit.

Laat een gekozen back-up terugzetten in een aparte, afgeschermde omgeving. Voorkom daar echte bestellingen, betalingen en automatische berichten. Alleen noindex instellen is geen toegangsbeveiliging. De beheerder moet ook rekening houden met persoonsgegevens in de kopie en met wie deze omgeving mag openen.

Controleer vervolgens meer dan de homepage. Open een dienst, bekijk recente afbeeldingen, test navigatie en controleer of beheer mogelijk is. Bij een formulier test je met herkenbare testgegevens en een afgesproken testontvanger. Laat bij een webshop de voorraad, varianten en bestelroute beoordelen zonder echte transacties te veroorzaken.

Noteer de datum van de kopie, de testdatum, wat wel en niet is hersteld en welke problemen nog openstaan. Een geslaagde test van vorig jaar zegt weinig over een inmiddels gewijzigde website. Herhaal de controle op afgesproken momenten en na veranderingen die invloed hebben op het herstelproces.

In een eenvoudige overdracht staat bijvoorbeeld: “Kopie van dinsdag gecontroleerd op donderdag; pagina’s en media aanwezig; formulier getest; koppeling naar planning nog te controleren.” Dat is bruikbaarder dan alleen “back-up OK”. Bewaar het verslag bij de beheerafspraken, met een verantwoordelijke voor open punten.

Bij websiteonderhoud spreken we af welke back-up- en herstelwerkzaamheden bij de opdracht horen. Lees ook wat je in een onderhoudsvoorstel vergelijkt. Een hersteltest vervangt geen beveiliging of updates, maar helpt wel om voorbereid te zijn als iets misgaat.