Hoe verhuis je een domeinnaam en houd je je e-mail werkend?

Je domeinnaam is het adres waarmee klanten je vinden. De registratie loopt via een domeinaanbieder. DNS bevat de verwijzingen naar diensten, zoals de website en de mailomgeving. Hosting laat de website draaien; de e-maildienst bewaart en verwerkt berichten. Deze onderdelen kunnen bij één aanbieder zitten, maar dat hoeft niet.

Een domeinnaam verhuizen betekent dat een andere partij de registratie gaat beheren. Het betekent niet vanzelf dat de websitebestanden, mailboxen of DNS-instellingen worden overgezet. Vraag daarom wat er precies in het verhuisvoorstel staat. Het woord “verhuizen” kan voor jou een complete overstap betekenen, terwijl de leverancier alleen de registratie bedoelt.

Voor een .nl-domeinnaam beschrijft SIDN het verhuisproces met een verhuistoken. De nieuwe registrar dient de verhuisaanvraag in. Controleer vooraf of jij de juiste contactpersoon bent en de bevestigingen kunt ontvangen. Voor andere domeinextensies kunnen andere procedures of voorwaarden gelden.

Bespreek bij hosting en domeinbeheer of de DNS-dienst bij de oude aanbieder actief kan blijven. Soms is die gekoppeld aan een pakket dat je wilt opzeggen. Dan moet niet alleen de registratie, maar ook de DNS-zone een nieuw onderkomen krijgen. Laat dit vóór het aanvragen van de verhuizing bevestigen.

Neem een fictieve ontwerpstudio die een nieuwe website laat bouwen. De website gaat naar een andere hostingpartij, maar het team wil de huidige zakelijke mailomgeving behouden. In deze situatie hoeft de mailboxinhoud niet naar de webhost. De benodigde verwijzingen naar de maildienst moeten wel blijven kloppen.

Maak een inventaris met de beheerder: domeinregistratie, nameservers, websiteadres, mailprovider en eventuele andere diensten onder het domein. Denk aan een boekingsomgeving, een subdomein of een nieuwsbriefdienst. Bewaar een kopie van de bestaande DNS-zone en noteer wie wijzigingen mag uitvoeren. Deel toegang via een geschikte veilige methode.

MX-records geven aan waar inkomende e-mail wordt afgeleverd. Daarnaast kunnen onder meer SPF-, DKIM- en DMARC-instellingen onderdeel zijn van de mailinrichting. De beheerder vergelijkt deze met de vereisten van de gebruikte maildiensten. Neem niet blind willekeurige oude records over en voeg geen tweede SPF-record toe als oplossing voor een ontbrekende afzender.

Veranderen de nameservers, dan moet de nieuwe DNS-omgeving vooraf volledig zijn ingericht. Verandert alleen de websiteverwijzing, dan kunnen de bestaande mailverwijzingen meestal blijven staan. Laat de beheerder bevestigen welke records bij de website horen; sommige inrichtingen delen adressen of verwijzingen. DNSSEC vraagt bij een wissel van DNS-aanbieder eveneens om afstemming.

Als ook e-mail verhuist, is er een afzonderlijk migratieplan nodig. Inventariseer mailboxen, aliassen, gedeelde adressen en doorstuurregels. Bespreek welke berichten en mappen meegaan en of contacten en agenda’s apart moeten worden overgezet. Een nieuw wachtwoord of werkende webmail bewijst nog niet dat oude berichten compleet zijn overgedragen.

Leg het omschakelmoment en de terugvalmogelijkheid vast. DNS-antwoorden worden tijdelijk gecachet; daardoor kan een wijziging niet voor iedereen tegelijk zichtbaar zijn. De beheerder beoordeelt of TTL-instellingen vooraf moeten worden aangepast. Beloof geen vaste wachttijd zonder de bestaande instellingen en diensten te kennen.

Test inkomende mail vanaf een adres buiten je eigen organisatie en stuur ook een antwoord terug. Test vervolgens uitgaande mail naar een externe ontvanger. Controleer niet alleen de hoofdmailbox, maar ook belangrijke aliassen en gedeelde adressen. Als berichten ontbreken, bekijk dan de mailafhandeling voordat je verdere willekeurige wijzigingen doet.

Een websiteformulier is een aparte test. Dat kan via een andere verzenddienst werken dan je normale mailbox. Dien een herkenbare testaanvraag in en controleer de ontvangst, afzender en bevestiging voor de bezoeker. Bekijk ook automatische meldingen vanuit een webshop of boekingssysteem als die onderdeel van je bedrijf zijn.

Controleer de website via de gebruikelijke domeinvarianten en bekijk een paar belangrijke subpagina’s. Werkt HTTPS? Komen bestaande links op de juiste inhoud uit? Een nieuwe website op dezelfde domeinnaam kan nog steeds gewijzigde pagina-adressen hebben. Lees ook hoe je een bestaande domeinnaam bij een nieuwe site gebruikt.

Beëindig oude diensten pas nadat duidelijk is welke onderdelen daarvan nog afhankelijk zijn. Leg vast wie de opzegging doet en welke bewaartermijn of overlap is afgesproken. Bewaar de bevestiging van de nieuwe inrichting en zorg dat je weet waar domein, DNS en e-mail voortaan worden beheerd.

Een controlelijst helpt bij de overdracht: datum, uitgevoerde test, verwachte uitkomst, werkelijke uitkomst en verantwoordelijke. Voor de website zelf kun je daarnaast het stappenplan voor een websiteverhuizing gebruiken. Bij terugkerend websiteonderhoud spreken we af welke controles bij ons liggen; mailboxbeheer is niet automatisch inbegrepen.